1- Por qué utilizar un gestor de contraseñas como Keepass
Un gestor de contraseñas, tiene la finalidad de resolver el problema con el que nos encontramos muchas personas a la hora de utilizar contraseñas para acceder a los innumerables servicios que nos ofrece internet de forma segura.
Es decir nos ayuda a que podamos utilizar distintas contraseñas en cada servicios, que sean robustas y que no se nos olviden.
En este caso vamos a utilizar como ejemplo el gestor de contraseñas Keepass XC que es de software libre, pero antes veamos con más detalle las ventajas que te aporta el utilizar un gestor de contraseñas.
1.1- Gestionar gran cantidad de contraseñas en un único lugar
Actualmente accedemos a multitud de servicios mediante el uso de contraseñas. Además se nos pide que en cada lugar utilicemos una contraseña diferente y que esta debe ser una contraseña robusta. Es decir, con más de 8 dígitos, con mayúsculas y minúsculas, números y algún que otro símbolo especial a ser posible. En definitiva una locura a la hora de recordar la contraseña a utilizar.
Para ello, para acordarse de las contraseñas muchos recurren a libretas o papeles donde apuntarlas, o lo que es peor, las guardan en el navegador, con el riesgo que ello supone ya que es fácil que alguien las pueda leer.
Necesitamos un lugar único y seguro donde guardar las contraseñas. Este lugar es un gestor de contraseñas que cifrará la información mediante una contraseña única o maestra.
1.2- Poder acceder a nuestra contraseñas desde cualquier lugar.
Como hemos indicado, el gestor de contraseñas guardará la contraseña en un fichero cifrado que solo podremos acceder si sabemos la contraseña maestra.
Si este fichero lo tenemos ubicado en algún lugar desde donde siempre podamos acceder, ya sea un USB que llevemos con nostros, o un acceso a la nube, podremos acceder a las contraseñas siempre que queramos.
De esta forma, evitaremos por ejemplo, llevar un papelito con contraseñas en la cartera con el riesgo que ello comporta.
1.3- Podremos acceder desde cualquier dispositivo.
El gestor de contraseñas Keepass utilizar un formato de fichero llamado XBDX. Este es compatible con distintas aplicaciones de tipo Keepass, algunas de ellas se pueden instalar en el móvil, como por ejemplo Keepass2Android o KeepassDroid.
Esto quiere decir que si instalamos esta app en el móvil y accedemos a nuestro fichero de contraseñas que tenemos por ejemplo en la nube podremos acceder a las contraseñas desde nuestro móvil. Siempre que conozcamos la clave maestra, claro está.
1.4- Comodidad de uso a la hora de acceder a las contraseñas.
Esta versión de Keepass permiten utilizar plugins en los navegadores de forma que el acceso y uso de la contraseña sea sencillo. Esto se puede hacer siempre que la aplicación está abierta y desbloqueada.
2- Instalar el programa y ejecutarlo
2.1- Decargar e Instalar
Lo primero que tenemos que hacer para utilizar KeepassXC es acceder a la web del proyecto, descargarlos e instalarlo en nuestro equipo.
Para ello nos dirigiremos a la dirección web https://keepassxc.org/
Como podremos comprobar si vamos a apartado de download, Keepass XC está disponible para diferentes plataformas, no solo para Windows.
Vamos que igual te lo puedes instalar en Mac que en Linux
Para instalarlos en Windows tienes la opción de instalarlo en el equipo. Fichero MSI o descargarte una versión portable si quieres por ejemplo llevarlo en un USB.
Para instalarlo en Mac solo descargarte el fichero DMG que necesites y lo instalas sin problema
Y para versiones Linux sigues las instrucciones. Por ejemplo si es un debian lo que tienes pones apt-get install keepassxc y listo.
2.2- Ejecutar el programa y crear una base de datos de contraseñas
Una vez instalado el programa lo primero que tenemos que hacer cuando lo ejecutemos es crear nuestra base de datos cifrada donde se guardarán nuestras contraseñas.
Esta base de datos de contraseñas, es un archivo en formato XBDX que podrá ser consultado por las aplicaciones tipo Keepass que sean compatibles con este formato.
El fichero está cifrado con una contraseña maestra, esto quiere decir que nadie podrá acceder a tus contraseñas a no ser que abra el fichero con una aplicación Keepass y conozca la contraseña maestra.
Nombre de la base de datos
Lo primero será elegir un nombre para la base de datos.
Configuración de cifrado
Luego nos permitirá modificar la configuración del cifrado de la base de datos.
En este punto, de momento te aconsejo que dejes los valores por defecto.
Clave maestra
En el siguiente paso nos pedirá que introduzcamos la clave maestra. Esta es la única clave que te tendrás que aprender de memoria.
Es importante que sea una contraseña robusta. Con más de ocho dígitos, con número y letras, alguna en mayúsculas y con algún carácter especial.
Ubicación
Una vez introducida la clave maestra nos pedirá que seleccionamos donde queremos alojar la base de datos de contraseñas.
Podemos elegir almacenar el fichero en un USB, en local, en una unidad de red compartida o en la nube. Todo dependerá del uso que le queremos dar o desde donde queremos tener acceso a esta información.
Llegados a este punto se abrirá la interface de la aplicación y podremos guardar y consultar contraseñas.
3 Guardar una contraseña
Ahora que ya tenemos instalado el programa y configurada nuestra base de datos donde guardaremos las contraseñas cada vez que la abrimos nos pedirá la contraseña maestra para poder acceder.
Cuando introducimos la contraseña nos aparecerá la interface de usuario de la aplicación.
Nuevo apunte
Si lo que queremos es guardar una nueva contraseña, simplemente tenemos que ir al menú |Apuntes| y luego elegir la opción |Nuevo Apunte|, o lo que es lo mismo utilizar las teclas CTRL+N o pinchar en el icono del más.
Datos del nuevo apunte
A continuación te aparecerá un formulario para introducir los datos de una nueva contraseña.
Es este formulario podemos elegir un título para el apunte, guardar el usuario de acceso, la contraseña y la URL o dirección web donde usamos este usuario y contraseña.
Además se pueden añadir otros datos como unas notas, o un icono especial, pero para este ejemplo con introducir usuario y clave es suficiente.
Le daremos aceptar y ya tenemos guardada la primera contraseña.
4 Organizar tus contraseñas
Realizando el paso anterior podremos guardar todas las contraseñas que queramos, pero es posible que si son demasiadas convenga organizarlas un poco.
Para esto, la aplicación nos permite agruparlas a modo de directorios. Esto nos permite por ejemplos crear grupos para clasificar las contraseñas como por ejemplo, contraseñas de bancos, de redes sociales, de tiendas online, de foros, de equipos..
Para crear un nuevo grupo solo tenemos que ir al menú |Grupos| y seleccionar la opción | Nuevo Grupo|
Nos aparecerá un formulario donde podremos seleccionar el nombre del grupo o el icono.
Para añadir la contraseña creada anteriormente al nuevo grupo, simplemente la tendremos que arrastrar dentro de él.
5 Utilizar las contraseñas guardadas
Ya sabemos como guardar nuevas contraseñas en Keepass y como organizarlas en grupos para mantener un cierto orden.
Ahora queda saber como podemos utilizarlas o acceder a ellas cuando lo necesitemos.
Lo primero que tienes que hacer es abrir la base de datos de contraseñas con Keepass
Una vez allí buscas el Apunte de contraseñas para el acceso que quieres realizar. Por ejemplo imagina que quieres acceder a tu cuenta de Twiter.
Abierto el apunte verás que tres iconos con una pequeña flecha. Estos iconos son para copiar el usuario , la clave o la dirección web en el portapapeles.
El utilizar estos iconos, además de copiar la información en el portapales, lo que hará será borrarla a los 10 segundos para que no se quede allí guardada.
Copiando esta información en el portapapeles y antes de que desaparezca de memoria la podemos pegar en la web de turno y acceder con las credenciales adecuadas.
Si nos posicionamos encima del formulario y pulsamos en Keepass el icono de auto-escritura (el último o con el que parece un teclado) , nos escribirá el usuario y el password directamente sin estar copiando y pegando. Esto a veces funciona y a veces no, depende del formulario de la web.
6 Uso de tus contraseñas desde el móvil
Ya sabemos guardar y acceder a nuestras contraseñas desde el ordenador, pero ¿Qué pasa si necesitamos acceder a ellas desde el móvil? ya sea por que no tenemos nuestro ordenador a mano, o por que queremos acceder a una app del móvil y no recordamos las credenciales de acceso.
Pues para ello, lo que puedes hacer es instalarte en tu móvil una app de gestor de contraseñas compatible con el formato de ficheros XBDX de Keepass, y acceder a tu base de datos de contraseñas desde el móvil.
Para ello lo normal es que guardes esta base de datos en algún espacio de nube de los que tenemos a nuestro alcance, ya sea dropbox, OneDrive, Google drive o cualquier otro.
Sobre la app que puedes instalarte hay varias. Para teléfonos Android, yo te recomiendo Kepass2Android, que es la que he utilizado y va bastante bien.
Cuando la abras lo primero que te pedirá es si quieres acceder a una base de datos creada y en la siguiente pantalla te pedirá credenciales para acceder a las diferentes nubes disponibles.
Una vez accedas a la nube y selecciones el fichero, debes introducir la contraseña maestra y accederás a tus contraseñas guardadas en la base de datos.